Nhật Bản là một trong những quốc gia được nhiều người Việt Nam lựa chọn để học tập, làm việc, đoàn tụ gia đình và sinh sống lâu dài. Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật giấy tờ sang tiếng Nhật là bước quan trọng đối với nhiều loại tài liệu có nguồn gốc bằng tiếng Việt.
Tùy mục đích và loại thủ tục, người nộp hồ sơ có thể phải chuẩn bị nhiều giấy tờ liên quan đến nhân thân, hộ tịch, công việc, tài chính hoặc quan hệ gia đình. Việc bản dịch chính xác, thống nhất thông tin và phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận giúp hồ sơ được chuẩn bị rõ ràng hơn.
Dịch Thuật AIA cung cấp dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật và dịch thuật công chứng, phục vụ nhu cầu hồ sơ visa, cư trú, du học, làm việc, kết hôn và các thủ tục sử dụng giấy tờ tại Nhật Bản.
Hồ sơ xin visa và hồ sơ cư trú thường chứa nhiều thông tin quan trọng như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số hộ chiếu, tình trạng hôn nhân, nghề nghiệp và các thông tin liên quan đến mục đích lưu trú.
Chỉ một sai khác về cách viết tên, ngày tháng hoặc số giấy tờ cũng có thể khiến thông tin giữa các tài liệu không đồng nhất. Vì vậy, khi dịch hồ sơ sang tiếng Nhật, cần đặc biệt chú ý đến tính chính xác, thống nhất thuật ngữ và sự tương ứng giữa bản gốc với bản dịch.
Bộ Ngoại giao Nhật Bản cũng lưu ý rằng giấy tờ cần nộp thay đổi tùy theo mục đích chuyến đi và từng trường hợp; trong một số thủ tục, có thể phát sinh yêu cầu bổ sung tài liệu.
Tùy từng hồ sơ cụ thể, các tài liệu cần dịch có thể bao gồm:
Danh mục thực tế không cố định cho mọi hồ sơ. Bộ Ngoại giao Nhật Bản quy định yêu cầu hồ sơ theo mục đích lưu trú và từng loại visa; đối với các trường hợp lưu trú dài hạn, hồ sơ có thể gắn với Certificate of Eligibility (COE) và các tài liệu liên quan.
Trong giao tiếp thông thường, nhiều người sử dụng cụm từ “visa định cư Nhật Bản” để chỉ các thủ tục sang Nhật sinh sống lâu dài hoặc xin quyền cư trú.
Tuy nhiên, về mặt thủ tục, cần phân biệt giữa visa và tư cách lưu trú/quyền thường trú. Bộ Tư pháp Nhật Bản liệt kê “Permission for permanent residence” là thủ tục dành cho người muốn cư trú vĩnh viễn tại Nhật; khi được cấp quyền thường trú, người đó không phải thực hiện thủ tục gia hạn thời gian lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú theo cách thông thường.
Trong khi đó, đối với nhiều trường hợp lưu trú dài hạn, Bộ Ngoại giao Nhật Bản cho biết về nguyên tắc người xin visa nên có Certificate of Eligibility do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp trước khi nộp hồ sơ visa. COE giúp quá trình xét visa và nhập cảnh thuận lợi hơn nhưng không đồng nghĩa với việc visa chắc chắn được cấp.
Vì vậy, trước khi tiến hành dịch thuật, người nộp hồ sơ nên xác định rõ mình đang chuẩn bị visa dài hạn, hồ sơ đoàn tụ gia đình, tư cách lưu trú hay thủ tục thường trú, từ đó lựa chọn đúng loại giấy tờ cần dịch.
Khi lựa chọn dịch vụ dịch thuật hồ sơ visa tiếng Nhật, người dùng nên kiểm tra kỹ các thông tin trên bản dịch như:
Họ tên: phải thống nhất với hộ chiếu và các giấy tờ liên quan.
Ngày tháng năm sinh: cần đối chiếu từng tài liệu để tránh sai lệch.
Địa chỉ: cần dịch thống nhất, đặc biệt khi nhiều giấy tờ cùng sử dụng một địa chỉ.
Số giấy tờ: số CCCD, hộ chiếu, số hồ sơ hoặc số văn bản cần được kiểm tra cẩn thận.
Thuật ngữ: tên cơ quan, chức danh, tình trạng hôn nhân và các thuật ngữ hành chính cần được sử dụng nhất quán.
Hình thức chứng thực: tùy loại hồ sơ và nơi tiếp nhận mà có thể có yêu cầu riêng đối với bản dịch. Không nên mặc định rằng mọi loại hồ sơ đều áp dụng cùng một hình thức.
Đối với hồ sơ visa Nhật Bản, yêu cầu tài liệu có thể thay đổi theo mục đích và nơi tiếp nhận. Cơ quan ngoại giao Nhật Bản khuyến nghị người nộp hồ sơ kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan có thẩm quyền phụ trách nơi cư trú.
Dịch Thuật AIA cung cấp dịch vụ dịch thuật và dịch thuật công chứng nhiều loại giấy tờ phục vụ nhu cầu hồ sơ quốc tế, trong đó có dịch hồ sơ visa, hồ sơ du học và tài liệu tiếng Nhật. Website AIA hiện giới thiệu dịch vụ dịch thuật công chứng, dịch hồ sơ du học – visa và dịch thuật nhiều ngôn ngữ, chuyên ngành.
Khi tiếp nhận hồ sơ, nội dung cần được kiểm tra theo từng tài liệu để đảm bảo các thông tin quan trọng như họ tên, ngày tháng, số giấy tờ và thuật ngữ được thể hiện thống nhất.
Đối với những hồ sơ có nhiều giấy tờ, khách hàng cũng nên cung cấp toàn bộ bộ hồ sơ để việc đối chiếu giữa các tài liệu được thực hiện đồng bộ, thay vì dịch từng giấy tờ rời rạc.
Bạn nên chuẩn bị việc dịch thuật tương đối sớm sau khi xác định bộ hồ sơ cần nộp. Điều này giúp có thời gian rà soát lại thông tin, bổ sung giấy tờ nếu phát sinh và kiểm tra sự thống nhất giữa bản gốc với bản dịch.
Đối với hồ sơ xin visa hoặc lưu trú dài hạn, thời gian xử lý không chỉ phụ thuộc vào dịch thuật mà còn phụ thuộc vào loại thủ tục và quá trình xét hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền. Bộ Ngoại giao Nhật Bản nêu rõ rằng thời gian xử lý có thể kéo dài hơn trong những trường hợp cần kiểm tra bổ sung.
Đang chuẩn bị hồ sơ xin visa, hồ sơ cư trú hoặc hồ sơ định cư Nhật Bản và cần dịch giấy tờ sang tiếng Nhật? Hãy chuẩn bị bản gốc hoặc bản scan rõ nét của tài liệu để được kiểm tra loại giấy tờ, nội dung cần dịch và hình thức chứng thực phù hợp.
Dịch Thuật AIA hỗ trợ dịch thuật tiếng Nhật và dịch thuật công chứng cho nhiều loại hồ sơ, giúp khách hàng thuận tiện hơn trong quá trình chuẩn bị giấy tờ sử dụng tại Nhật Bản.