Khi chuẩn bị hồ sơ sang Nhật Bản để làm việc, đoàn tụ gia đình, lưu trú dài hạn hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến định cư, nhiều loại giấy tờ được lập bằng tiếng Việt cần được chuyển sang tiếng Nhật. Đây thường là những tài liệu chứa thông tin nhân thân, quan hệ gia đình, công việc, tài chính và các giấy tờ hành chính khác.
Việc dịch hồ sơ không chỉ đơn giản là chuyển nội dung từ tiếng Việt sang tiếng Nhật. Người dịch cần bảo đảm tên riêng, ngày tháng, địa chỉ, chức danh và các thuật ngữ hành chính được thể hiện chính xác, đồng thời giữ được cấu trúc và thông tin của tài liệu gốc. Dịch Thuật AIA hiện cung cấp dịch vụ dịch hồ sơ du học, visa và dịch tiếng Nhật; website của AIA cũng giới thiệu dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ visa đa ngôn ngữ, trong đó có tiếng Nhật.
Không có một danh sách giấy tờ cố định áp dụng cho mọi trường hợp. Cơ quan chức năng Nhật Bản phân loại hồ sơ theo mục đích nhập cảnh và tư cách lưu trú. Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM nêu rõ hồ sơ cần thiết thay đổi tùy mục đích nhập cảnh và loại visa; đối với lưu trú dài hạn, một số diện yêu cầu có Giấy tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility).
Tùy trường hợp, người chuẩn bị hồ sơ có thể gặp các loại tài liệu như:
Đối với thủ tục 永住許可 (xin phép thường trú), Cơ quan Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản cho biết giấy tờ nộp thay đổi theo tư cách lưu trú và hoàn cảnh của người nộp. Cơ quan này cũng yêu cầu tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật.
Trong hồ sơ hành chính, một sai lệch nhỏ về họ tên, ngày sinh, địa chỉ hoặc quan hệ nhân thân có thể khiến thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất. Đặc biệt với tài liệu Nhật Bản, tên riêng và địa chỉ có thể được thể hiện bằng nhiều dạng chữ khác nhau, đòi hỏi người dịch hiểu rõ ngữ cảnh và cách trình bày hành chính.
Ngoài ra những vấn đề như chuyển đổi tên riêng, địa chỉ, chức danh và việc giữ trung thành với bản gốc cũng là những yêu cầu quan trọng khi dịch giấy tờ hành chính Nhật – Việt.
Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số giấy tờ và các mã số phải được đối chiếu kỹ với bản gốc. Không nên tự ý viết khác nhau giữa các giấy tờ trong cùng một bộ hồ sơ.
Các thuật ngữ liên quan đến hộ tịch, cư trú, hôn nhân, nghề nghiệp, quan hệ gia đình hoặc cơ quan hành chính cần được sử dụng nhất quán. Dịch thuật AIA hiện có chuyên mục dịch tiếng Nhật và dịch thuật công chứng trong hệ thống dịch vụ của mình.
Đối với hồ sơ cá nhân, việc trình bày bản dịch rõ ràng giúp đối chiếu thuận tiện với bản gốc. Các thông tin trong bảng, mục, tiêu đề, ghi chú hoặc biểu mẫu cần được thể hiện đầy đủ thay vì chỉ dịch phần nội dung chính.
Không nên áp dụng một quy trình dịch cho tất cả loại visa hoặc tư cách lưu trú. Cơ quan Xuất nhập cảnh Nhật Bản lưu ý rằng yêu cầu hồ sơ khác nhau theo từng tư cách và trong quá trình thẩm tra có thể yêu cầu bổ sung tài liệu ngoài danh sách ban đầu.
Dịch Thuật AIA xây dựng dịch vụ theo hướng dịch thuật công chứng và dịch đa ngôn ngữ, bao gồm dịch vụ dịch hồ sơ du học, visa, trong đó có dịch thuật tiếng Nhật.
Các tài liệu thường được dịch công chứng từ tiếng Việt sang ngôn ngữ bản địa như tiếng Anh, Pháp, Đức, Nhật, Hàn… tùy yêu cầu của từng hồ sơ. AIA cũng giới thiệu đội ngũ biên dịch có chuyên môn và quy trình kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao bản dịch.
Khách hàng tại Đắk Lắk có thể chủ động chuẩn bị bản scan hoặc bản chụp rõ nét của hồ sơ để được kiểm tra trước về nội dung cần dịch. Đặc biệt với những bộ hồ sơ có nhiều loại giấy tờ, việc rà soát ngay từ đầu giúp xác định tài liệu nào cần dịch và những thông tin nào cần đặc biệt đối chiếu.
Một quy trình phù hợp nên bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra tài liệu gốc. Sau đó, hồ sơ được phân loại theo nội dung, dịch sang tiếng Nhật, rà soát thuật ngữ và đối chiếu thông tin trước khi hoàn thiện.
Với những hồ sơ liên quan đến lưu trú hoặc thường trú tại Nhật, người chuẩn bị hồ sơ cần kiểm tra yêu cầu chính thức của cơ quan tiếp nhận trước khi nộp. Cơ quan Xuất nhập cảnh Nhật Bản xác nhận rằng tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Nhật đối với những thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.
Dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Đắk Lắk cần được thực hiện cẩn thận vì mỗi bộ hồ sơ có thể bao gồm nhiều loại giấy tờ và yêu cầu khác nhau. Bản dịch cần bảo đảm chính xác thông tin cá nhân, thuật ngữ hành chính, nội dung pháp lý và hình thức trình bày, đồng thời phải phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Dịch Thuật AIA hiện cung cấp dịch hồ sơ du học, visa, dịch tiếng Nhật và dịch thuật công chứng. Quý khách có thể gửi thông tin hồ sơ để được kiểm tra loại giấy tờ cần dịch và tư vấn hình thức xử lý phù hợp trước khi thực hiện.