Chuyển đến Nhật Bản sinh sống không chỉ là thay đổi nơi ở, công việc hay môi trường giao tiếp. Người nước ngoài còn cần làm quen với một hệ thống giấy tờ và thủ tục hành chính khá chặt chẽ. Từ thẻ cư trú, đăng ký địa chỉ, mã số cá nhân My Number đến bảo hiểm y tế, lương hưu và thuế, mỗi loại giấy tờ đều có chức năng riêng và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống hằng ngày.
Đặc biệt, với những người Việt Nam sang Nhật theo diện đoàn tụ gia đình hoặc kết hôn với công dân Nhật Bản, việc hiểu trước các thủ tục này sẽ giúp quá trình ổn định cuộc sống thuận lợi hơn. Dưới đây là những giấy tờ quan trọng bạn nên tìm hiểu trước khi sinh sống lâu dài tại Nhật.
Thẻ cư trú (在留カード – Zairyū Card) là giấy tờ nhận dạng và quản lý tình trạng cư trú của nhiều người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản. Thẻ được cấp cho đối tượng cư trú trung và dài hạn thuộc phạm vi quy định, không áp dụng giống nhau cho khách du lịch lưu trú ngắn hạn.
Trên thẻ thường thể hiện những thông tin quan trọng như:
Họ tên và ngày tháng năm sinh.
Quốc tịch hoặc khu vực.
Địa chỉ cư trú tại Nhật Bản.
Tư cách lưu trú (在留資格 – Zairyū Shikaku).
Thời hạn lưu trú (在留期間 – Zairyū Kikan).
Thông tin về việc có được phép làm việc hay không, tùy trường hợp.
Khi nhận thẻ, bạn nên kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, quốc tịch và thời hạn lưu trú. Nếu phát hiện sai lệch, hãy liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn điều chỉnh.
Một điểm rất quan trọng là thẻ cư trú không đồng nghĩa với quyền làm mọi công việc tại Nhật Bản. Quyền lao động phụ thuộc vào tư cách lưu trú và các giấy phép liên quan. Chẳng hạn, người có tư cách lưu trú theo diện du học hoặc phụ thuộc có thể cần xin phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú nếu muốn làm thêm.
Ngoài ra, cần theo dõi thời hạn lưu trú để chuẩn bị thủ tục gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú khi cần thiết. Không nên đợi đến sát ngày hết hạn mới tìm hiểu hồ sơ.
Thuật ngữ cần nhớ:
| Tiếng Nhật | Cách đọc | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 在留カード | Zairyū kādo | Thẻ cư trú |
| 在留資格 | Zairyū shikaku | Tư cách lưu trú |
| 在留期間 | Zairyū kikan | Thời hạn lưu trú |
| 在留期間更新許可申請 | Zairyū kikan kōshin kyoka shinsei | Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú |
| 資格外活動許可 | Shikakugai katsudō kyoka | Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú |
Sau khi đến Nhật và xác định nơi ở, người nước ngoài thuộc diện cư trú trung và dài hạn phải thực hiện thủ tục đăng ký địa chỉ tại cơ quan hành chính địa phương.
Theo hướng dẫn của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, người mới nhập cảnh thuộc diện này cần thông báo nơi cư trú tại văn phòng thành phố, quận hoặc địa phương trong vòng 14 ngày kể từ khi xác định nơi ở. Khi làm thủ tục, thông thường cần xuất trình thẻ cư trú; một số trường hợp thẻ chưa được cấp ngay thì sử dụng hộ chiếu theo hướng dẫn.
Giấy chứng nhận cư trú (住民票 – Jūminhyō) là tài liệu ghi nhận thông tin đăng ký cư trú của cá nhân hoặc hộ gia đình. Tùy nội dung yêu cầu, giấy có thể thể hiện họ tên, địa chỉ, ngày sinh và một số thông tin liên quan.
Loại giấy này có thể được yêu cầu trong nhiều tình huống như:
Thực hiện thủ tục tại chính quyền địa phương.
Đăng ký hoặc thay đổi một số dịch vụ sinh hoạt.
Hoàn thiện hồ sơ liên quan đến gia đình.
Chứng minh địa chỉ khi làm một số thủ tục hành chính.
Khi chuyển nhà, bạn cũng cần cập nhật địa chỉ. Nếu chuyển sang một thành phố hoặc địa phương khác, có thể phải làm thủ tục thông báo chuyển đi tại nơi ở cũ và đăng ký chuyển đến tại nơi ở mới. Nếu chỉ chuyển trong cùng một địa phương, thủ tục sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý tại nơi đó.
Một điểm đáng chú ý là quy định tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản dịch tiếng Nhật đối với giấy tờ nước ngoài. Chẳng hạn, hướng dẫn của thành phố Osaka nêu rằng một số giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình bằng ngôn ngữ khác tiếng Nhật cần kèm bản dịch và thông tin người dịch. Đây là ví dụ cho thấy bản dịch không chỉ phục vụ hồ sơ visa mà còn có thể cần thiết trong quá trình sinh sống.
Nếu sống tại Nhật lâu dài, bạn sẽ thường xuyên nghe nhắc đến My Number (マイナンバー).
Đây là mã số cá nhân gồm 12 chữ số, được cấp cho người có thông tin trong hệ thống đăng ký cư trú của Nhật Bản, bao gồm cả người nước ngoài có giấy chứng nhận cư trú. Mã số này được sử dụng trong các thủ tục thuộc những lĩnh vực như an sinh xã hội, thuế và phòng chống thiên tai.
Cần phân biệt hai khái niệm:
My Number: Mã số cá nhân gồm 12 chữ số.
My Number Card (マイナンバーカード): Thẻ vật lý tích hợp thông tin nhận dạng và chức năng điện tử, được cấp theo thủ tục đăng ký.
Nói cách khác, có My Number không đồng nghĩa với việc bạn đã sở hữu My Number Card.
Thẻ My Number có thể hỗ trợ xác minh danh tính và thực hiện một số thủ tục trực tuyến hoặc tại cơ quan hành chính. Trong một số địa phương, người có thẻ còn có thể sử dụng dịch vụ cấp bản sao giấy chứng nhận cư trú hoặc giấy tờ hành chính tại cửa hàng tiện lợi có hỗ trợ.
Khi nhận thông báo My Number, hãy bảo quản cẩn thận và không tùy tiện cung cấp mã số cho người không có lý do hợp lệ. Nếu được yêu cầu cung cấp trong thủ tục lao động, thuế hoặc bảo hiểm, hãy xác nhận đơn vị tiếp nhận và mục đích sử dụng.
Fact thú vị: My Number được cấp cho người nước ngoài có giấy chứng nhận cư trú tại Nhật, chứ không chỉ dành cho công dân Nhật Bản. Đây là một trong những điểm mà người mới sang thường chưa biết.
Hệ thống bảo hiểm y tế công cộng là một phần quan trọng trong đời sống tại Nhật. Tùy tình trạng làm việc và điều kiện tham gia, người nước ngoài có thể thuộc diện bảo hiểm y tế do doanh nghiệp tham gia hoặc bảo hiểm y tế quốc dân tại địa phương.
Ví dụ:
Người làm việc tại doanh nghiệp thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội thường được công ty thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Người không thuộc diện bảo hiểm của doanh nghiệp nhưng đủ điều kiện tham gia bảo hiểm y tế quốc dân có thể cần đăng ký tại chính quyền địa phương nơi cư trú.
Khi đi khám, bạn cần xuất trình giấy tờ xác nhận quyền lợi bảo hiểm theo hệ thống hiện hành.
Một thay đổi đáng chú ý từ ngày 02/12/2025: thẻ bảo hiểm y tế truyền thống không còn được sử dụng sau khi hết hạn theo lộ trình chuyển đổi. Người dân có thể sử dụng My Number Card đã đăng ký làm thẻ bảo hiểm y tế hoặc Giấy xác nhận tư cách tham gia bảo hiểm (資格確認書 – Shikaku Kakunin-sho).
Đối với người chưa có My Number Card hoặc chưa đăng ký sử dụng thẻ này làm giấy tờ bảo hiểm, đơn vị bảo hiểm có thể cấp Giấy xác nhận tư cách tham gia bảo hiểm theo quy định.
Vì vậy, khi mới sang Nhật, bạn nên hỏi rõ công ty hoặc cơ quan hành chính địa phương về hình thức bảo hiểm mình đang tham gia và loại giấy tờ cần xuất trình khi khám chữa bệnh.
Một thủ tục khác mà người nước ngoài sinh sống lâu dài tại Nhật cần quan tâm là tham gia hệ thống lương hưu công.
Theo Cơ quan Lương hưu Nhật Bản, người cư trú tại Nhật trong độ tuổi từ 20 đến 59, không phân biệt quốc tịch, nhìn chung thuộc diện phải tham gia hệ thống lương hưu quốc dân theo quy định, trừ những trường hợp được loại trừ cụ thể.
Hệ thống có các nhóm tham gia chính:
Nhóm I: Người tự kinh doanh, sinh viên, người thất nghiệp và những người không thuộc nhóm II hoặc III.
Nhóm II: Người lao động tại doanh nghiệp hoặc khu vực công thuộc diện bảo hiểm hưu trí dành cho người làm công ăn lương.
Nhóm III: Vợ hoặc chồng phụ thuộc kinh tế của người thuộc nhóm II, khi đáp ứng điều kiện.
Với người thuộc nhóm I, thủ tục đăng ký thường được thực hiện tại văn phòng hành chính nơi cư trú trong vòng 14 ngày kể từ khi phát sinh đối tượng tham gia. Người thuộc nhóm II thường do doanh nghiệp thực hiện thủ tục. Nhóm III cũng có quy trình đăng ký thông qua đơn vị sử dụng lao động của người phối ngẫu.
Một lưu ý quan trọng: không phải cứ kết hôn với người đang làm việc tại Nhật là tự động được xếp vào nhóm III. Tư cách phụ thuộc còn phụ thuộc điều kiện cụ thể của hệ thống bảo hiểm và tình trạng của hai người.
Một số giấy tờ, thông báo có thể gặp trong quá trình tham gia gồm:
基礎年金番号通知書 – Thông báo số lương hưu cơ bản.
年金加入記録 – Hồ sơ ghi nhận quá trình tham gia lương hưu.
年金保険料納付書 – Giấy thông báo đóng phí lương hưu.
Bạn nên lưu giữ các thông báo và giấy tờ liên quan, đặc biệt khi thay đổi công việc hoặc tình trạng cư trú.
Người nước ngoài có thu nhập tại Nhật cần tìm hiểu nghĩa vụ thuế tương ứng với tình trạng cư trú, công việc và nguồn thu nhập của mình.
Trong quá trình làm việc, bạn có thể thường xuyên gặp các thuật ngữ và giấy tờ sau:
| Tiếng Nhật | Cách đọc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| 所得税 | Shotokuzei | Thuế thu nhập |
| 住民税 | Jūminzei | Thuế cư trú |
| 源泉徴収票 | Gensen chōshūhyō | Chứng từ khấu trừ thuế tại nguồn |
| 課税証明書 | Kazei shōmeisho | Giấy chứng nhận chịu thuế |
| 納税証明書 | Nōzei shōmeisho | Giấy chứng nhận nộp thuế |
| 確定申告 | Kakutei shinkoku | Khai quyết toán thuế |
Tại nhiều doanh nghiệp, thuế thu nhập được khấu trừ từ tiền lương và thực hiện điều chỉnh cuối năm theo quy trình của công ty. Tuy nhiên, không phải người lao động nào cũng được miễn thủ tục khai quyết toán thuế. Người có nhiều nguồn thu nhập, thay đổi tình trạng làm việc hoặc thuộc trường hợp luật định có thể phải tự khai thuế.
Theo Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản, kỳ tính thuế thu nhập cá nhân thường tính từ ngày 1/1 đến 31/12. Người thuộc diện phải nộp tờ khai quyết toán thường thực hiện trong khoảng thời gian từ ngày 16/2 đến ngày 15/3 của năm tiếp theo, trừ các trường hợp có quy định riêng.
Ngoài thuế thu nhập, thuế cư trú cũng là khoản cần tìm hiểu khi sinh sống tại Nhật. Việc tính toán và thông báo phụ thuộc quy định của địa phương và tình trạng thu nhập.
Mẹo thực tế: Hãy lưu lại phiếu lương, chứng từ khấu trừ thuế, thông báo thuế và giấy xác nhận nộp thuế. Đây có thể là những tài liệu hữu ích khi làm thủ tục hành chính, chứng minh thu nhập hoặc chuẩn bị một số hồ sơ cư trú sau này.
Đối với các cặp đôi Việt Nam – Nhật Bản, giấy tờ hộ tịch có thể cần xử lý tại cả hai quốc gia.
Tại Nhật Bản, 戸籍 (Koseki) là hệ thống đăng ký hộ tịch của công dân Nhật, ghi nhận những sự kiện như khai sinh, kết hôn, ly hôn và tử vong. Người nước ngoài không được ghi vào hộ tịch Nhật theo cùng cách như công dân Nhật, nhưng thông tin về cuộc hôn nhân với người nước ngoài có thể được ghi nhận trong hộ tịch của người Nhật.
Nếu hai người đã đăng ký kết hôn hợp pháp tại Việt Nam, người phối ngẫu mang quốc tịch Nhật cần thực hiện thủ tục thông báo kết hôn cho phía Nhật Bản theo hướng dẫn của cơ quan đại diện có thẩm quyền.
Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, trường hợp kết hôn giữa công dân Nhật Bản và người nước ngoài theo pháp luật Việt Nam cần nộp thông báo cho phía Nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày hôn nhân được xác lập. Hồ sơ có thể bao gồm giấy chứng nhận kết hôn của Việt Nam, bản dịch tiếng Nhật, giấy tờ chứng minh quốc tịch của người phối ngẫu và hộ chiếu của công dân Nhật. Cần kiểm tra số lượng bản, hình thức nộp và hướng dẫn hiện hành trước khi chuẩn bị.
Điều này cho thấy bản dịch giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh quốc tịch không chỉ phục vụ hồ sơ xin visa mà còn có thể được sử dụng trong các thủ tục hộ tịch giữa hai quốc gia.
Để tránh bỏ sót thủ tục, bạn có thể tham khảo danh sách kiểm tra dưới đây. Danh sách mang tính định hướng; giấy tờ thực tế phụ thuộc tư cách lưu trú, công việc, địa phương và hoàn cảnh cá nhân.
Hộ chiếu và thẻ cư trú.
Xác nhận thời hạn lưu trú và điều kiện hoạt động.
Đăng ký địa chỉ tại văn phòng thành phố hoặc quận đúng hạn.
Lưu thông tin My Number và đăng ký My Number Card nếu có nhu cầu.
Xác nhận tình trạng tham gia bảo hiểm y tế.
Kiểm tra tư cách tham gia hệ thống lương hưu.
Lưu phiếu lương và các giấy tờ thuế.
Chuẩn bị giấy tờ hộ tịch, bản dịch tiếng Nhật nếu cần.
Ghi nhớ thời hạn gia hạn tư cách lưu trú và các mốc thông báo khi thay đổi địa chỉ.
Bạn cũng nên lưu bản chụp hoặc bản sao của những giấy tờ quan trọng ở nơi an toàn. Tuy nhiên, các bản sao này không thay thế bản gốc khi cơ quan chức năng yêu cầu xuất trình.
Qua những thủ tục trên có thể thấy, người Việt Nam sinh sống tại Nhật sẽ thường xuyên phải sử dụng giấy tờ được cấp ở cả Việt Nam và Nhật Bản. Đặc biệt với các cặp đôi Việt – Nhật, những tài liệu như giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ nhân thân và hồ sơ chứng minh quan hệ gia đình có thể cần được dịch sang tiếng Nhật để phục vụ thủ tục hộ tịch, cư trú hoặc xin visa.
Vì vậy, dịch thuật hồ sơ xin visa kết hôn tiếng Nhật là một bước cần được chuẩn bị cẩn thận, nhất là khi giấy tờ có nhiều thông tin cần đối chiếu.
“Visa kết hôn” là cách gọi phổ biến, không phải tên của một loại thị thực duy nhất. Tùy quốc tịch và tình trạng cư trú của người phối ngẫu tại Nhật, hồ sơ có thể thuộc diện vợ/chồng công dân Nhật Bản hoặc vợ/chồng người có tư cách vĩnh trú.
Trong một số trường hợp xin lưu trú dài hạn, người nộp hồ sơ cần Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE). COE và visa là hai loại giấy tờ khác nhau: COE xác nhận tư cách lưu trú theo quy trình của cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản, còn visa là thị thực được cấp theo thủ tục tại cơ quan đại diện ngoại giao.
Do đó, người chuẩn bị hồ sơ cần xác định đúng diện xin visa trước khi lựa chọn danh mục tài liệu cần dịch.
Tùy từng trường hợp, bộ hồ sơ có thể cần một số loại tài liệu như:
Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.
Giấy khai sinh của người liên quan.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nếu được yêu cầu.
Hộ chiếu và giấy tờ tùy thân.
Giấy tờ hộ tịch Nhật Bản của người phối ngẫu.
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), nếu thuộc diện sử dụng.
Tài liệu chứng minh quan hệ gia đình hoặc nhân thân theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Không phải mọi hồ sơ đều cần toàn bộ giấy tờ trên. Danh mục chính xác cần căn cứ vào diện lưu trú và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Hà Nội.
Một bản dịch hồ sơ kết hôn cần đảm bảo sự thống nhất giữa các tài liệu trong cùng bộ hồ sơ. Những thông tin cần kiểm tra kỹ gồm:
Họ tên và cách phiên âm: Đối chiếu với hộ chiếu, giấy khai sinh và giấy tờ nhân thân. Không tự ý thay đổi thứ tự hoặc cách viết tên nếu tài liệu gốc không cho phép.
Ngày tháng năm sinh: Chú ý định dạng ngày, tháng, năm giữa hai ngôn ngữ. Với giấy tờ Nhật có niên hiệu như Reiwa (令和) hoặc Heisei (平成), cần xác định đúng năm dương lịch khi chuyển ngữ.
Thông tin hôn nhân: Phân biệt ngày đăng ký kết hôn, ngày tiếp nhận hồ sơ và ngày cấp giấy chứng nhận.
Tên cơ quan và chức danh: Dịch đúng đơn vị cấp giấy, chức vụ người ký và nội dung xác nhận.
Con dấu và ghi chú: Không bỏ qua chữ ký, dấu xác nhận, phần ghi chú hoặc thông tin bổ sung trên giấy tờ.
Ngoài chất lượng dịch, bạn cũng cần xác định liệu hồ sơ có yêu cầu công chứng bản dịch, chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Đây là những thủ tục khác nhau và không nên mặc định rằng giấy tờ nào cũng phải thực hiện tất cả.
Để tìm hiểu thêm về các nhóm tài liệu có thể phát sinh nhu cầu dịch thuật, bạn có thể xem các nội dung liên quan sau:
Dịch tiếng Nhật Bản tại nhà – trang tham khảo về dịch thuật tiếng Nhật và các nhóm giấy tờ cá nhân.
Dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Bình Định – nội dung liên quan đến hồ sơ visa và giấy tờ chứng minh nhân thân.
Bạn cũng có thể tham khảo bài viết Dịch thuật công chứng hồ sơ xin visa – thị thực trên website Dịch Thuật AIA để tìm hiểu thêm về những giấy tờ thường xuất hiện trong hồ sơ xin visa.
Khi sinh sống tại Nhật Bản, việc nắm rõ các giấy tờ như thẻ cư trú, giấy chứng nhận cư trú, My Number, bảo hiểm y tế, lương hưu và giấy tờ thuế sẽ giúp bạn chủ động hơn trong các thủ tục thường ngày. Đối với người Việt kết hôn với công dân Nhật Bản, việc tìm hiểu thêm về hộ tịch, thông báo kết hôn và những tài liệu cần dịch cũng rất cần thiết.
Nếu đang chuẩn bị dịch thuật hồ sơ xin visa kết hôn tiếng Nhật tại Hà Nội, bạn nên xác định trước diện lưu trú, kiểm tra danh mục giấy tờ và yêu cầu về bản dịch của cơ quan tiếp nhận. Dịch Thuật Châu Á có thể được liên hệ để trao đổi về loại tài liệu, ngôn ngữ và hình thức dịch phù hợp. Việc rà soát giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai lệch thông tin và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
