Khi chuẩn bị hồ sơ sang Nhật Bản, nhiều người thường dành nhiều thời gian tìm hiểu trường học, ngành học và điều kiện tài chính nhưng lại chưa chú ý đúng mức đến việc dịch bằng cấp, bảng điểm. Đây là những tài liệu giúp trường tiếp nhận xem xét quá trình học tập, trình độ và điều kiện dự tuyển của ứng viên. Nếu tên riêng, điểm số hoặc thông tin về chương trình đào tạo bị thể hiện sai, bạn có thể phải bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
Với người đang tìm dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Tuyên Quang, việc xác định đúng loại hồ sơ và yêu cầu của nơi tiếp nhận là bước đầu tiên. Đặc biệt, nếu mục tiêu thực tế của bạn là du học Nhật Bản, cần phân biệt thủ tục du học với diện định cư: người sang Nhật học tập thường xin visa theo tư cách lưu trú “Student”, không phải visa định cư. Bạn nên xác nhận đúng diện hồ sơ trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Danh sách giấy tờ thay đổi theo trường, bậc học và chương trình đăng ký. Theo website chính thức Study in Japan, hồ sơ dự tuyển đại học thường có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bảng điểm và một số tài liệu khác; một số trường còn yêu cầu bản dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.
Tùy trường hợp, người nộp hồ sơ có thể cần chuẩn bị:
Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp dự kiến: dùng để chứng minh trình độ học vấn đã hoàn thành hoặc sắp hoàn thành.
Bảng điểm, học bạ: thể hiện môn học, điểm số, kết quả học tập và quá trình đào tạo.
Chứng chỉ ngoại ngữ: chẳng hạn chứng chỉ tiếng Nhật hoặc tiếng Anh nếu chương trình yêu cầu.
Hồ sơ cá nhân: hộ chiếu, giấy khai sinh hoặc tài liệu bổ sung khi cần đối chiếu thông tin.
Giấy tờ tài chính: một số hồ sơ cần tài liệu chứng minh khả năng chi trả chi phí học tập và sinh sống.
Nếu đang chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, bạn có thể tham khảo bài dịch thuật công chứng hồ sơ du học để hình dung các nhóm tài liệu thường xuất hiện trong một bộ hồ sơ học tập quốc tế.
Bằng tốt nghiệp và bảng điểm thường có nhiều thông tin cần giữ nguyên ý nghĩa, không chỉ là tên người học và tên trường. Khi dịch sang tiếng Nhật, cần chú ý các chi tiết sau.
Tên trên bằng cấp, bảng điểm và hộ chiếu cần được đối chiếu cẩn thận. Những khác biệt về thứ tự họ tên, cách viết tên riêng hoặc dấu tiếng Việt có thể gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ.
Nếu tên trên bằng cấp khác với hộ chiếu vì thay đổi tên hoặc do cách ghi ở thời điểm cấp văn bằng, đừng tự ý sửa thông tin trong bản dịch để làm cho các giấy tờ trùng nhau. Hãy hỏi trường tiếp nhận xem có cần tài liệu chứng minh hoặc giải trình hay không.
Tên văn bằng và ngành học phải phản ánh đúng nội dung của tài liệu gốc. Không nên tự nâng hoặc chuyển đổi trình độ bằng cấp dựa trên cách gọi quen thuộc ở Việt Nam.
Chẳng hạn, tên ngành, loại bằng và xếp loại tốt nghiệp có thể không có từ tương đương hoàn toàn giữa hệ thống giáo dục Việt Nam và Nhật Bản. Trong trường hợp đó, bản dịch nên giữ đúng ý nghĩa của văn bản gốc và không tự khẳng định rằng một văn bằng tương đương với bằng cấp khác nếu chưa có cơ sở xác nhận.
Với bảng điểm, nên kiểm tra cẩn thận tên môn học, số tín chỉ nếu có, điểm số, xếp loại và phần chú thích. Nếu bảng điểm có cả thang điểm và giải thích cách tính kết quả, không nên bỏ qua những phần này khi chúng nằm trong tài liệu cần dịch.
Đây là bước rất quan trọng khi rà soát bản dịch. Người dịch cần đối chiếu từng dòng, đặc biệt là các cột điểm và thông tin tổng kết.
Trước khi hoàn tất, hãy kiểm tra:
Tên trường, khoa, ngành và mã sinh viên nếu có.
Ngày cấp bằng, thời gian học và ngày phát hành bảng điểm.
Tên môn học, điểm số, tín chỉ và xếp loại.
Chữ ký, dấu, ghi chú hoặc thông tin bổ sung trên tài liệu.
Số trang, phụ lục và các mặt sau có nội dung cần xử lý.
Không tự quy đổi điểm số sang thang điểm Nhật Bản nếu trường tiếp nhận chưa yêu cầu. Việc chuyển đổi điểm có thể phụ thuộc vào quy định đánh giá riêng của chương trình; bản dịch nên thể hiện trung thực dữ liệu chính thức trước khi thực hiện bất kỳ bước quy đổi nào.
Một số trường có hướng dẫn cụ thể về cách nộp bản dịch. Chẳng hạn, hướng dẫn tuyển sinh của Nagoya City University nêu rằng tài liệu học tập bằng tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Nhật và đính kèm với bản gốc; không viết bản dịch trực tiếp lên bản gốc.
Không nên mặc định rằng tất cả hồ sơ đều cần cùng một hình thức chứng thực. Một số trường yêu cầu bản dịch tiếng Nhật; một số chương trình chấp nhận tiếng Anh hoặc có quy định riêng về bản dịch và bản sao. Điều quan trọng là xác nhận yêu cầu của trường, đơn vị xử lý hồ sơ và cơ quan tiếp nhận visa.
Bạn nên làm rõ ba vấn đề trước khi đặt dịch:
Ngôn ngữ đích: hồ sơ cần dịch sang tiếng Nhật, tiếng Anh hay chấp nhận một trong hai?
Hình thức bản dịch: cần bản dịch thông thường, bản dịch có chứng thực hay theo mẫu do trường cung cấp?
Cách nộp tài liệu: cần bản gốc, bản sao, bản dịch đính kèm hay định dạng tệp cụ thể?
Bên cạnh bằng cấp và bảng điểm, bạn cũng nên xác định đúng thủ tục xuất nhập cảnh. Theo Study in Japan – Immigration and Students Visas, tư cách lưu trú dành cho mục đích học tập tại đại học, trường cao đẳng, trường chuyên môn và trường Nhật ngữ thuộc diện được chỉ định là “Student”.
Trong nhiều trường hợp, người học hoặc đơn vị được ủy quyền sẽ thực hiện thủ tục xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) trước khi nộp hồ sơ xin visa. Cơ quan hướng dẫn cũng lưu ý người xin COE hoặc visa có thể được yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh khả năng chi trả chi phí trong thời gian học.
Điều này cho thấy hồ sơ du học không chỉ gồm bằng cấp và bảng điểm. Bạn nên xem xét tổng thể các yêu cầu học tập, tài chính và xuất nhập cảnh, đồng thời tránh nhầm lẫn giữa visa du học với visa định cư.
Để việc chuẩn bị hồ sơ thuận lợi hơn, bạn có thể thực hiện theo trình tự sau:
Xác định trường, chương trình và kỳ nhập học dự kiến.
Lấy danh sách giấy tờ chính thức từ trường hoặc đơn vị tiếp nhận.
Đối chiếu bằng cấp, bảng điểm và giấy tờ cá nhân để phát hiện thông tin chưa thống nhất.
Xác nhận ngôn ngữ dịch, hình thức chứng thực và cách nộp bản gốc.
Kiểm tra bản dịch cùng các con số, tên riêng và ghi chú trước khi nộp.
Nếu đang tìm dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Tuyên Quang, hãy xác định đúng mục đích sử dụng từng giấy tờ ngay từ đầu. Với hồ sơ du học Nhật Bản, việc dịch chính xác bằng cấp, bảng điểm và tài liệu bổ trợ giúp trường tiếp nhận đọc hiểu thông tin rõ ràng hơn và hạn chế sai sót không cần thiết.
Bạn có thể liên hệ Dịch Thuật Châu Á qua kênh chính thức trên website để trao đổi về loại tài liệu, ngôn ngữ đích và yêu cầu chứng thực phù hợp với hồ sơ của mình.