Kết hôn, thay đổi họ tên hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân là những sự kiện quan trọng, nhưng cũng có thể kéo theo nhiều thủ tục giấy tờ nếu bạn đang sinh sống tại Nhật Bản. Hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy tờ nhân thân và hồ sơ tại nơi làm việc cần được rà soát để tránh tình trạng thông tin không thống nhất.
Với những người đang tìm dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Tuyên Quang, việc chuẩn bị giấy tờ chính xác là bước cần thiết để phục vụ các thủ tục xuất nhập cảnh và cư trú. Bên cạnh đó, người đã sang Nhật cũng nên hiểu rõ những giấy tờ cần cập nhật khi có thay đổi về tình trạng hôn nhân hoặc tên pháp lý.
Không phải cứ kết hôn là bạn phải đổi tên trên tất cả giấy tờ. Điều quan trọng là xác định tình trạng hôn nhân đã được đăng ký ở đâu, tên pháp lý có thực sự thay đổi hay không và thông tin nào trên giấy tờ hiện tại cần điều chỉnh.
Nếu việc kết hôn dẫn đến thay đổi họ tên theo quy định áp dụng cho bạn, hãy kiểm tra thủ tục cập nhật hộ chiếu và giấy tờ nhân thân trước khi thực hiện các bước tiếp theo tại Nhật.
Những tài liệu có thể cần chuẩn bị gồm:
Hộ chiếu đã cập nhật tên mới.
Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh việc thay đổi tên.
Giấy khai sinh, quyết định hoặc văn bản pháp lý liên quan nếu thay đổi tên vì lý do khác.
Bản sao các giấy tờ cũ để đối chiếu khi cần.
Với người Việt Nam, thủ tục thay đổi thông tin hộ chiếu và giấy tờ hộ tịch cần được xác nhận theo quy định của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền. Nếu kết hôn tại Nhật Bản, hãy tìm hiểu thêm yêu cầu đăng ký hoặc ghi nhận tình trạng hôn nhân với cơ quan có thẩm quyền liên quan đến quốc tịch của mình.
Nếu hồ sơ cần chuyển ngữ, bạn có thể tham khảo bài viết về dịch thuật công chứng hồ sơ du học để hình dung cách chuẩn bị các nhóm giấy tờ cho thủ tục quốc tế. Tuy nhiên, hồ sơ kết hôn hoặc đổi tên có yêu cầu riêng, vì vậy không nên mặc định rằng quy định áp dụng cho hồ sơ du học cũng phù hợp với trường hợp của mình.
Đây là giấy tờ cần đặc biệt chú ý khi tên pháp lý hoặc các thông tin nhân thân thay đổi.
Theo Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản – thủ tục thay đổi thông tin trên thẻ cư trú, người cư trú trung và dài hạn có thay đổi về họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc quốc tịch/khu vực phải thông báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Nếu đổi tên do kết hôn, giấy tờ được hướng dẫn gồm hộ chiếu có tên mới và giấy chứng nhận kết hôn; trường hợp kết hôn với công dân Nhật Bản có thể sử dụng bản trích lục hộ tịch Nhật Bản phù hợp theo hướng dẫn. Người làm thủ tục cũng cần chuẩn bị thẻ cư trú hiện tại, mẫu thông báo và ảnh theo yêu cầu.
Một điểm đáng chú ý là thủ tục thay đổi thông tin trên thẻ cư trú được cơ quan xuất nhập cảnh niêm yết là không thu lệ phí. Tuy vậy, bạn vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm tra hướng dẫn mới nhất trước khi đến cơ quan tiếp nhận.
My Number là mã số cá nhân gồm 12 chữ số được cấp cho người có hồ sơ cư trú tại Nhật. Thẻ My Number (個人番号カード) có ảnh và thể hiện một số thông tin như họ tên, địa chỉ; vì vậy, thông tin trên thẻ cũng cần được rà soát khi có thay đổi.
Khi đến văn phòng thành phố hoặc quận nơi cư trú, hãy hỏi rõ cách cập nhật thẻ My Number và hồ sơ cư trú (住民票 – jūminhyō) trong trường hợp của mình. Một số bước có thể được xử lý kết hợp, nhưng bạn không nên cho rằng việc cập nhật thẻ cư trú sẽ tự động giải quyết mọi giấy tờ khác.
Sau khi thông tin pháp lý đã thay đổi, bạn nên lập một danh sách riêng để kiểm tra các giấy tờ liên quan đến công việc và cuộc sống hàng ngày. Không phải tất cả đều có cùng thời hạn cập nhật, nên hãy xác nhận yêu cầu với từng cơ quan hoặc đơn vị.
Nếu đang làm việc tại Nhật, hãy thông báo cho bộ phận nhân sự khi tên pháp lý thay đổi. Tùy quy trình của doanh nghiệp, các tài liệu cần rà soát có thể gồm hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, bảng lương, thông tin thuế, bảo hiểm và các chứng từ liên quan.
Hãy kiểm tra tên đăng ký tại ngân hàng, công ty bảo hiểm, nhà mạng, đơn vị cung cấp dịch vụ và bên cho thuê nhà nếu có hợp đồng đứng tên cá nhân. Trường hợp thông tin giấy tờ thay đổi, mỗi tổ chức có thể yêu cầu bộ tài liệu chứng minh khác nhau.
Đặc biệt, tên trên hộ chiếu và tên đăng ký tài khoản ngân hàng nên được đối chiếu cẩn thận. Sự không thống nhất có thể gây phiền toái khi xác minh danh tính, nhận lương hoặc thực hiện giao dịch.
Nếu tư cách lưu trú của bạn có liên quan đến quan hệ hôn nhân hoặc diện phụ thuộc, đừng chỉ kiểm tra việc đổi tên. Hãy hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc thông tin của người bảo lãnh có làm phát sinh thủ tục thông báo hay điều chỉnh tư cách lưu trú hay không.
Chính quyền Shinjuku cũng hướng dẫn người nước ngoài thực hiện thủ tục tại cơ quan xuất nhập cảnh trong những trường hợp nhất định liên quan đến việc ly hôn hoặc người phối ngẫu qua đời khi đang lưu trú theo diện vợ/chồng hoặc phụ thuộc. Bạn có thể xem hướng dẫn về thẻ cư trú dành cho người nước ngoài để tham khảo.
Khi cần dịch giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, hộ chiếu hoặc văn bản xác nhận thay đổi tên, điều quan trọng nhất là bản dịch phải phản ánh chính xác nội dung pháp lý của tài liệu gốc.
Nếu một bộ hồ sơ có cả giấy tờ mang tên cũ và tên mới, hãy kiểm tra xem tài liệu chứng minh việc thay đổi tên đã được bổ sung hay chưa. Người dịch cần thể hiện đúng thông tin ghi trên từng văn bản, không tự ý sửa tên trong bản dịch để làm cho các giấy tờ trông giống nhau.
Các giấy tờ như giấy đăng ký kết hôn, trích lục hộ tịch, giấy khai sinh và văn bản xác nhận thay đổi tên có mục đích pháp lý khác nhau. Vì vậy, không nên dùng một thuật ngữ chung cho tất cả tài liệu hoặc dịch theo cách hiểu thông thường mà bỏ qua chức năng của văn bản.
Tùy cơ quan tiếp nhận và mục đích sử dụng, giấy tờ có thể cần bản dịch thông thường, bản dịch có chứng thực hoặc thủ tục bổ sung khác. Hãy hỏi trước nơi tiếp nhận xem cần dịch sang tiếng Nhật hay tiếng Việt, có yêu cầu về hình thức bản dịch, chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự hay không.
Việc xác định đúng yêu cầu trước khi bắt đầu giúp hạn chế nguy cơ phải làm lại hồ sơ và tiết kiệm thời gian xử lý.
Kết hôn hoặc đổi tên không nhất thiết khiến mọi giấy tờ đều phải làm lại, nhưng đây là thời điểm thích hợp để rà soát thông tin cá nhân trên hộ chiếu, thẻ cư trú, thẻ My Number và hồ sơ tại các đơn vị liên quan. Hãy ưu tiên những thủ tục có thời hạn, đồng thời giữ lại bản sao giấy tờ cũ và tài liệu chứng minh việc thay đổi tên.
Nếu đang cần dịch thuật hồ sơ xin visa định cư tiếng Nhật tại Tuyên Quang, bạn nên xác định rõ mục đích sử dụng của từng tài liệu và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Bạn có thể liên hệ Dịch Thuật Châu Á qua kênh chính thức trên website để tìm hiểu phương án dịch thuật phù hợp với loại giấy tờ và thủ tục của mình.