Quy tắc Horensou trong công việc của người Nhật

Hourensou là gì

Đây là một quy tắc giao tiếp và làm việc cơ bản trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, được ghép từ ba từ: Houkoku, Renraku, và Soudan. Mục tiêu của Hourenso là đảm bảo thông tin trong công ty được lưu thông một cách minh bạch, kịp thời và chính xác, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả làm việc nhóm.1.Houkoku (報告）ー BÁO CÁO

• Là hành động nhân viên báo cáo tiến độ, kết quả hoặc các vấn đề phát sinh trong công việc cho cấp trên. Đây là luồng thông tin đi từ dưới lên.

• Khi nào thực hiện:

  • Khi hoàn thành một công việc được giao.

  • Khi có thay đổi trong tiến độ (dù tốt hay xấu).

  • Khi phát hiện một vấn đề hoặc rủi ro mới.

  • Báo cáo định kỳ (cuối ngày, cuối tuần) theo quy định.

• Mục đích: Giúp cấp trên nắm bắt chính xác tình hình công việc, từ đó đưa ra những chỉ đạo, quyết định hoặc hỗ trợ kịp thời. Việc báo cáo giúp tránh những “bất ngờ” không mong muốn.

2.Renraku (連絡）ー LIÊN LẠC

• Là hành động liên lạc, thông báo những thông tin thực tế, khách quan cho những người có liên quan, không phân biệt cấp bậc. Đây là luồng thông tin đi theo chiều ngang.

• Khi nào thực hiện:

  • Khi có một thông tin mới mà mọi người trong nhóm cần biết.

  • Khi có sự thay đổi về lịch trình, địa điểm.

  • Khi chia sẻ một quyết định đã được đưa ra.

• Mục đích: Đảm bảo tất cả những người liên quan đều nắm được cùng một thông tin, giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng và tránh hiểu lầm.

 

3.Soudan (相談）ー BÀN BẠC

• Là hành động chủ động bàn bạc, thảo luận hoặc xin ý kiến của cấp trên, tiền bối hoặc đồng nghiệp khi gặp một vấn đề khó khăn, không chắc chắn hoặc cần đưa ra quyết định quan trọng.

• Khi nào thực hiện:

  • Khi bạn không chắc chắn về cách tiến hành công việc.

  • Khi bạn phân vân giữa nhiều phương án giải quyết.

  • Trước khi đưa ra một quyết định có thể ảnh hưởng đến người khác hoặc dự án.

• Mục đích: Tìm ra giải pháp tốt nhất thông qua trí tuệ tập thể, nhận được lời khuyên từ những người có kinh nghiệm hơn và giảm thiểu khả năng mắc sai lầm.

Tóm lại, Hourensou không phải là ba hành động riêng rẽ mà là một chu trình giao tiếp khép kín, tạo nên văn hóa làm việc đặc trưng của người Nhật. Việc thực hành nhuần nhuyễn Hourenso không chỉ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu sai sót, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm và tôn trọng tập thể. Đây chính là chìa khóa để xây dựng lòng tin và hợp tác thành công, đặc biệt là trong môi trường làm việc với các đối tác Nhật Bản.